¿Qué problemas enfrentan los laboratorios y droguerías a la hora de cubrir los gastos de sus equipos comerciales?

Te contamos algunos de los problemas que suelen enfrentar compañías de la industria, como resuelven actualmente la gestión de gastos para sus fuerzas comerciales y cómo a través de KURU simplificaron la gestión de gastos corporativos de sus visitadores, mejoraron la trazabilidad de los fondos, redujeron drásticamente el uso indebido del dinero, y lograron ahorros considerables en el tiempo destinado a control y gestión.

Los inconvenientes de no contar con herramientas que segmenten el uso de los fondos

El labor de los visitadores médicos y agentes de propaganda farmacéutica, implica realizar gastos descentralizados para abonar almuerzos, combustibles, peajes, hospedajes, y otras erogaciones necesarias para mantener su actividad. Este tipo de gastos generalmente tiene un componente de "espontaneidad", es decir, si bien el visitador si bien puede planificar que requerimiento de fondos va a necesitar durante un tiempo dado, generalmente surgen imprevistos u oportunidades que requieren realizar un gasto de forma no pronosticada.

¿Qué herramientas utilizan los equipos de finanzas para brindar los fondos requeridos a los visitadores?

En general, según el grado de formalismo y complejidad de cada empresa, se usan uno o varios instrumentos, por enumerar algunos:

• Dinero en efectivo
• Transferencia hacia la cuenta bancaria del visitador
• Clásicas tarjetas de crédito corporativa
• Reintegro del gasto (previamente realizado con fondos propios del visitador).

¿Qué inconvenientes tienen los métodos tradicionales?

En líneas generales, los métodos mencionados arriba tienen en común diversas implicancias asociadas, principalmente la falta de trazabilidad en tiempo real. Ninguno de ellos permite al equipo de administración y finanzas poder visualizar el dinero disponible que tiene cada visitador y en qué se gastó el saldo que ya ha utilizado. A su vez ninguna de estas herramientas permite predefinir de antemano en que y cuando se pueden utilizar los fondos.

A esto se le suma que el manejo de dinero en efectivo (ya sea en forma de fondos previamente otorgados o a través de reintegros) y los envíos de fondos a las cuentas bancarias, tiene asociadas algunas contingencias legales, ya que estamos utilizando fondos que pueden ser interpretados como "libre disponibilidad" para gastos que debe realizar la persona en nombre de la compañía.

En el caso particular de las tarjetas de crédito, si bien son un método eficaz para evitar el manejo de efectivo y transferencias, generalmente conllevan procesos engorrosos y manuales de rendición posterior al uso de las mismas (muchos laboratorios contratan un software complementario para la rendición de comprobantes). Pero uno de los principales inconvenientes es que las tarjetas de crédito corporativas generalmente comparten una línea sola de crédito, y el tamaño de dicha línea es limitado ya que la misma se utiliza para diversos fines dentro de la compañía. Esto quiere decir que si por algún motivo la línea se agota a causa del uso de los fondos, deja sin crédito a todo el equipo de visitadores de manera imprevista.

Algunos laboratorios que tienen una rotación considerable del equipo de visitadores, también encuentran problemas al otorgar tarjetas de crédito, ya que luego el plástico queda en poder del visitador ante una eventual desvinculación, generando una situación compleja que puede derivar en mayores inconvenientes.

¿Cómo KURU simplifica la gestión de gastos corporativos en la industria farmacéutica?

Segmentación por rubro, día, hora y mucho más...

KURU es una plataforma integrada a su propia tarjeta prepaga. Mediante reglas de aprobación, KURU restringe el uso del saldo que contiene cada tarjeta, evitando el uso indebido de los fondos, brindando transparencia, y minimizando el tiempo de control y auditoria (las reglas de aprobación hacen la mayoría del trabajo de control).

Para resolver los gastos de movilidad de los visitadores, KURU permite emitir tarjetas prepagas que pueden segmentarse de diversas maneras para que solo sean usadas para dicho fin. Por ejemplo:

• Segmentación por rubro: pueden limitarse para combustibles, peajes, gastronomía y cualquier otro rubro que se considere necesario.
• Segmentación por día: las tarjetas pueden restringirse para solo ser utilizadas de lunes a viernes o los días de la semana que se requieran.
• Segmentación por hora: puede limitarse su uso en un rango horario especifico, por ejemplo de 08:00 am a 19:00 pm
• Captura de comprobantes: si el administrador tilda esta opción, cada compra realizada con la tarjeta solicitará a través de WhatsApp que se adjunte un archivo o se capture una foto con un comprobante.
• Segmentación por monto de transacción: KURU permite colocar un monto máximo por transacción para evitar compras que superen dicho monto, por ejemplo no más de $75.000
• Sin costos ocultos: con KURU no hay costos de emisión o renovación de tus tarjetas digitales.

Adicionalmente hay otros atributos que se pueden aplicar a cada regla generada, combinándolos de la manera que uno prefiera.

Captura de comprobantes vía WhatsApp

Con KURU, no es necesario descargar ninguna app, solo con tener acceso a WhatsApp, los usuarios pueden acceder a ver los datos de sus tarjetas, ver saldos, recibir notificaciones de compras, rechazos, cargar comprobantes y mucho más.

Esto genera que haya menos fricción de parte de los visitadores ya que no requiere instalar una nueva app ni aprender a usarla.

Visualización de la información en tiempo real

A través de la plataforma de KURU, el administrador puede visualizar cómo se está utilizando el dinero de la empresa en tiempo real. En la sección de "Transacciones" podrás ver las compras aprobadas, rechazadas, y los comprobantes de las mismas desde un solo lugar.

De este modo se garantiza la transparencia en el uso de los fondos y la trazabilidad para la toma de decisiones.

Emisión instantánea de tarjetas prepagas

Como mencionamos anteriormente, uno de los mayores problemas es como cubrir los gastos "espontáneos" que surgen en el día a día de la fuerza de ventas. Con KURU el administrador puede emitir una nueva tarjeta digital prepaga en segundos, y dejarla disponible para que el visitador la utilice de forma inmediata.

De igual manera, el administrador puede bloquear una tarjeta o reversar su saldo en un solo clic.

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¿Te sentís reflejado con algunos de estos problemas en la gestión de gastos en la industria farmacéutica? ¿Crees que KURU puede ayudarte a vos y a tu empresa? Escribinos y uno de nuestros asesores se contactará a la brevedad para ayudarte👇

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