¿Qué inconvenientes tienen las empresas de Logística a la hora de gestionar los fondos que requieren los choferes para su día a día?

Te resumimos algunos de los problemas que suelen enfrentar las compañías de logística y transporte a la hora de necesitar brindar fondos a los choferes de sus flotas para afrontar diversos tipos de gastos que requieren en el día a día.

¿Qué tipo de fondos requieren los choferes y qué fricciones hay en el uso de dichos fondos?

En la industria de Logística y Transporte, las compañías deben otorgar fondos a los choferes por diversos motivos para que estos puedan afrontar diferentes necesidades a lo largo de la jornada laboral. Estas necesidades son particularmente relevante en aquellos transportistas que poseen rutas de larga distancia, en las cuales el chofer suele transcurrir numerosas horas al volante en ruta o autopista. Generalmente, estos gastos que debe afrontar el chofer, son difíciles de afrontar con previsibilidad y no pueden ser centralizados desde un área de pago a proveedores o administración.

Generalmente los choferes requieren fondos para los siguientes fines:

• Almuerzos durante la jornada laboral.
• Carga de combustible.
• Pago de peajes.
• Gastos de asistencia de emergencia como puede ser gomería, taller, o grúa.
• Hospedaje (en el caso de transportistas de larga de distancia)

¿Qué inconvenientes enfrentan las empresa de logística en la gestión de este tipo de fondos?

Generalmente este tipo de fondos se otorgan en efectivo, lo cual general falta de trazabilidad, imposibilitando al equipo de administración y finanzas de poder visualizar el dinero disponible que tiene cada chofer y en qué se gastó el saldo que ya ha utilizado. A su vez, el dinero en efectivo no permite predefinir de antemano en que y cuando se pueden utilizar los fondos.

A esto se le suma que el manejo de dinero en efectivo (ya sea en forma de fondos previamente otorgados o a través de reintegros) y los envíos de fondos a las cuentas bancarias del chofer para afrontar este tipo de gastos, tiene asociadas algunas contingencias legales, ya que estamos utilizando fondos que pueden ser interpretados como "libre disponibilidad" para gastos que debe realizar la persona en nombre de la compañía.

Hay casos en los cuales las empresas de transporte utilizan tarjetas de crédito corporativas para los choferes, que si bien son un método eficaz para evitar el manejo de efectivo y transferencias, generalmente conllevan procesos engorrosos y manuales de rendición posterior al uso de las mismas (en muchos casos se contrata un software complementario para la rendición de comprobantes). Pero uno de los principales inconvenientes es que las tarjetas de crédito corporativas generalmente comparten una línea sola de crédito, y el tamaño de dicha línea es limitado ya que la misma se utiliza para diversos fines dentro de la compañía. Esto quiere decir que si por algún motivo la línea se agota a causa del uso de los fondos, deja sin crédito a todo el equipo de choferes de manera imprevista.

¿Cómo KURU simplifica la gestión de gastos corporativos en la industria Logística y del Transporte?

Segmentación por rubro, día, hora y mucho más...

KURU es una plataforma integrada a su propia tarjeta prepaga. Mediante reglas de aprobación, KURU restringe el uso del saldo que contiene cada tarjeta, evitando el uso indebido de los fondos, brindando transparencia, y minimizando el tiempo de control y auditoria (las reglas de aprobación hacen la mayoría del trabajo de control).

Para resolver los gastos asociados a la movilidad de los choferes, KURU permite emitir tarjetas prepagas que pueden segmentarse de diversas maneras para que solo sean usadas para dicho fin. Por ejemplo:

• Segmentación por rubro: pueden limitarse para combustibles, peajes, gastronomía, hospedaje y cualquier otro rubro que se considere necesario.
• Segmentación por día: las tarjetas pueden restringirse para solo ser utilizadas de lunes a viernes o los días de la semana que tengan actividad los choferes.
• Segmentación por hora: puede limitarse su uso en un rango horario especifico, por ejemplo de 08:00 am a 19:00 pm
• Captura de comprobantes: si el administrador tilda esta opción, cada compra realizada con la tarjeta solicitará a través de WhatsApp que se adjunte un archivo o se capture una foto con un comprobante.
• Segmentación por monto de transacción: KURU permite colocar un monto máximo por transacción para evitar compras que superen dicho monto, por ejemplo no más de $75.000

Adicionalmente hay otros atributos que se pueden aplicar a cada regla generada, combinándolos de la manera que uno prefiera.

Captura de comprobantes vía WhatsApp

Con KURU, no es necesario descargar ninguna app, solo con tener acceso a WhatsApp, los usuarios pueden acceder a ver los datos de sus tarjetas, ver saldos, recibir notificaciones de compras, rechazos, cargar comprobantes y mucho más.

Esto genera que haya menos fricción de parte de los choferes ya que no requiere instalar una nueva app ni aprender a usarla.

Visualización de la información en tiempo real

A través de la plataforma de KURU, el administrador puede visualizar cómo se está utilizando el dinero de la empresa en tiempo real. En la sección de "Transacciones" podrás ver las compras aprobadas, rechazadas, y los comprobantes de las mismas desde un solo lugar.

De este modo se garantiza la transparencia en el uso de los fondos y la trazabilidad para la toma de decisiones.

Emisión instantánea de tarjetas prepagas

Como mencionamos anteriormente, uno de los mayores problemas es como cubrir los gastos "espontáneos" que surgen en el día a día del transportista. Con KURU el administrador puede emitir una nueva tarjeta digital prepaga en segundos, y dejarla disponible para que el chofer la utilice de forma inmediata.

De igual manera, el administrador puede bloquear una tarjeta o reversar su saldo en un solo clic.

Otros usos que KURU tiene en la industria de la construcción

Más allá de los usos para los gastos asociados a la movilidad del chofer, KURU permite resolver otras necesidades que deben enfrentar las empresas de Logística y Transporte.

• Almuerzos: las compañías de transporte deben en muchos casos resolver los almuerzos para sus equipos staff que se encuentran en la oficina o trabajando de forma remota. Con KURU Almuerzos, pueden emitir tarjetas prepagas segmentadas para gastronomía, horario y día laboral y que solo pueden ser utilizadas una vez por día acorde al monto máximo permitido para almorzar que define la empresa.
• Cajas navideñas: bajo KURU Beneficios, podés emitir tarjetas prepagas segmentadas para su uso en supermercados y remplazar la tradicional caja navideña. De este modo evitás la logística asociada a comprar las cajas navideñas, guardarlas y distribuirlas, permitiendo que cada persona puede "armar" su propia caja navideña acorde a sus gustos y preferencias.
• Día del niño: de similar modo a las cajas navideñas, en algunos casos los empleados de empresas de logística con hijos en edad escolar reciben obsequios para los mismos, con KURU Beneficios podés emitir tarjetas prepagas que se utilicen en librerías y jugueterías.
• Kits Escolares: es un caso muy similar al de "día del niño", donde las compañías otorgan tarjetas segmentadas para librerías, indumentaria y tecnología, para que cada colaborador diseñe su propio kit escolar.
• Sin costos ocultos: con KURU no hay costos de emisión o renovación de tus tarjetas digitales.

¿Te sentís reflejado con algunos de estos problemas en la gestión de gastos en empresas de Logistica? ¿Crees que KURU puede ayudarte a vos y a tu empresa? Escribinos y uno de nuestros asesores se contactará a la brevedad para ayudarte👇

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