¿Por qué es un problema la gestión de viáticos en las empresas?

La gestión de viáticos y otros gastos de movilidad en las empresas puede ser un problema debido a la falta de estandarización de formularios, inconvenientes en la conciliación de tarjetas (cuando se utilizan típicas tarjetas de crédito para afrontar este tipo de gasto), cuestiones de seguridad cuando los colaboradores deben portar efectivo para afrontar estos gastos, formularios mal cargados de rendición, incumplimiento con la política de la compañía, falta de presentación de comprobantes, entre otros.

Utilizar tecnología y plataformas digitales puede ayudar a mejorar la gestión de viáticos y reducir errores, pero las compañías buscan evitar contratar un software que facilite la gestión y la auditoria de los viáticos y gastos de movilidad, pero que a su vez incrementa sus costos.

¿Cuáles son los problemas que se presentan a la hora de gestionar los viáticos y gastos de movilidad de la forma tradicional?

• Diferentes formatos para solicitar viáticos: Cada colaborador puede presentar un formulario distinto para cada actividad relacionada, lo que dificulta la gestión de los mismos (en muchos casos es un simple google form)
• Problemas de deducibilidad: Los colaboradores afrontan gastos con el dinero de la empresa pero generalmente este tipo de gastos carece de un comprobante fiscal para que la empresa pueda deducir impuestos como el IVA.
• Conciliación de tarjetas bancarias: La conciliación de las típicas tarjetas corporativas o personales puede ser engorrosa y llevar mucho tiempo, además de que todo el control es posterior a la transacción y no de manera preventiva.
• Métodos tradicionales para el control de viáticos: Recurrir a métodos como formatos de Excel puede solucionar parte de los problemas, pero no es suficiente.
• Formularios mal cargados: La falta de procesos automatizados puede generar errores al momento del registro de la información.
• Presentación de comprobantes no válidos: La presentación de comprobantes antiguos puede ocasionar inconsistencias en el área financiera.

¿Cómo KURU simplifica la gestión de viáticos y gastos de movilidad?

Segmentación por rubro, día, hora y mucho más...

KURU es una plataforma integrada a su propia tarjeta prepaga. Mediante reglas de aprobación, KURU restringe el uso del saldo que contiene cada tarjeta, evitando el uso indebido de los fondos, brindando transparencia, y minimizando el tiempo de control y auditoria (las reglas de aprobación hacen la mayoría del trabajo de control).

Para simplificar la gestión de los viajes corporativos, KURU permite emitir tarjetas prepagas que pueden segmentarse de diversas manera para que solo sean usadas para los fines requeridos de la empresa. Por ejemplo:

• Segmentación por rubro: pueden limitarse para aerolíneas, agencias de viajes, alquiler de autos, hospedaje, gastronomía y cualquier otro rubro que se considere necesario.
• Definir un "período de uso": las tarjetas KURU pueden configurarse para tener una fecha límite de uso (esta fecha es indistinta de la fecha de expiración de la tarjeta MM/AA). De este modo, si una persona regresa de su viaje el viernes, podemos colocar como fecha limite de uso el mismo viernes, y a las 23:59 dicha tarjeta se bloqueará, y su saldo volverá a $0.
• Segmentación por día: las tarjetas pueden restringirse para solo ser utilizadas de lunes a viernes o los días de la semana que se requieran.
• Segmentación por hora: puede limitarse su uso en un rango horario especifico, por ejemplo de 08:00 am a 19:00 pm
• Captura de comprobantes: si el administrador tilda esta opción, cada compra realizada con la tarjeta solicitará a través de WhatsApp que se adjunte un archivo o se capture una foto con un comprobante.
• Segmentación por monto de transacción: KURU permite colocar un monto máximo por transacción para evitar compras que superen dicho monto, si es que la compañía tiene una política de no canalizar a través de tarjetas compras de más de cierto valor.
• Sin costos ocultos: con KURU no hay costos de emisión o renovación de tus tarjetas digitales.

Adicionalmente hay otros atributos que se pueden aplicar a cada regla generada, combinándolos de la manera que uno prefiera.

Captura de comprobantes vía WhatsApp

Con KURU, no es necesario descargar ninguna app, solo con tener acceso a WhatsApp, quienes viajen puede acceder a ver los datos de su tarjetas, ver saldos, recibir notificaciones de compras, rechazos, cargar comprobantes y mucho más.

Esto genera que haya menos fricción de parte del personal, ya que no requiere instalar una nueva app ni aprender a usarla.

Visualización de la información en tiempo real

A través de la plataforma de KURU, el administrador que designe la compañía, puede visualizar cómo se está utilizando el dinero de la empresa en tiempo real. En la sección de "Transacciones" podrás ver las compras aprobadas, rechazadas, y los comprobantes de las mismas desde un solo lugar.

De este modo se garantiza la transparencia en el uso de los fondos y la trazabilidad para la toma de decisiones.

Emisión instantánea de tarjetas prepagas

Como mencionamos anteriormente, en los viajes corporativos suelen presentarse numerosos errores respecto al uso de los fondos, cargos excesivos y otro tipo de problemas similares. Con KURU el administrador puede emitir una nueva tarjeta digital prepaga en segundos, y dejarla disponible para que cualquier persona que esté por viajar o se encuentre viajando, la pueda disponer de forma inmediata para afrontar los gastos que requiera.

De igual manera, el administrador puede bloquear una tarjeta o reversar su saldo en un solo clic.

¿Te sentís reflejado con algunos de estos problemas en la gestión de gastos en los viajes corporativos? ¿Crees que KURU puede ayudarte a vos y a tu empresa? Escribinos y uno de nuestros asesores se contactará a la brevedad para ayudarte👇‍