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La gestión de gastos de viajes corporativos es uno de los procesos más ineficientes que existen en las empresas: el empleado adelanta dinero propio o recibe un adelanto en efectivo, guarda comprobantes durante el viaje, los presenta al regreso y espera semanas para el reembolso. KURU reemplaza ese flujo con tarjetas corporativas Mastercard configuradas por viaje o por empleado, con el saldo correspondiente al presupuesto del viaje, comprobantes capturados digitalmente en el momento del gasto y visibilidad en tiempo real para el área de finanzas.
El proceso tradicional de gestión de viajes corporativos tiene tres momentos de fricción. El primero es antes del viaje: el empleado necesita un adelanto de efectivo o usa su tarjeta personal con la promesa de reembolso, lo que genera dependencia de la capacidad financiera del empleado y del proceso de aprobación de adelantos de la empresa.
El segundo es durante el viaje: guardar todos los comprobantes es una tarea que distrae al empleado de su trabajo y que inevitablemente resulta en tickets perdidos o deteriorados.
El tercero es al regreso: la liquidación del viaje es un proceso manual que consume tiempo del empleado y del área de finanzas, con alta probabilidad de errores e inconsistencias.
Antes del viaje, el área de finanzas o el manager configura en KURU una tarjeta con el presupuesto aprobado del viaje: alojamiento, traslados, alimentación y gastos de representación. Las categorías habilitadas y los límites por tipo de gasto reflejan exactamente la política de viajes de la empresa. El empleado viaja con su tarjeta y opera dentro del presupuesto sin necesidad de adelantos.
Durante el viaje, el empleado fotografía o adjunta cada comprobante desde el celular inmediatamente después del pago. El comprobante queda vinculado automáticamente a la transacción en la plataforma. Al regreso no hay liquidación manual: todos los gastos están ya registrados y documentados desde el primer día del viaje.
El manager o el área de finanzas puede ver en tiempo real cuánto lleva gastado el empleado en su viaje, en qué categorías y con qué comprobantes adjuntos. Si el gasto se está acercando al límite del presupuesto, puede ampliarlo desde la plataforma en segundos sin necesidad de contactar al banco.
KURU emite una tarjeta corporativa con el presupuesto del viaje antes de que el empleado parta. El empleado opera con la tarjeta durante el viaje dentro del presupuesto configurado, sin necesidad de adelantos de efectivo ni de usar su tarjeta personal. Al regreso no hay reembolso pendiente porque el gasto ya ocurrió con la tarjeta corporativa.
Sí. Las tarjetas KURU operan en cualquier comercio Mastercard a nivel internacional. Las transacciones en moneda extranjera se registran con la moneda original y el tipo de cambio aplicado, con visibilidad completa desde la plataforma. No es necesario habilitar el uso internacional con el banco ni gestionar divisas en efectivo.
Sí. Las reglas de aprobación de KURU permiten configurar la tarjeta de viaje con las categorías habilitadas y los límites por tipo de gasto que reflejan la política de viáticos de la empresa. Las restricciones operan automáticamente en el punto de venta sin necesidad de que el empleado consulte la política manualmente.
El empleado fotografía o adjunta cada comprobante desde la app de KURU inmediatamente después del pago. El comprobante queda vinculado automáticamente a la transacción correspondiente. Al regreso todos los gastos están ya documentados en la plataforma sin necesidad de liquidación manual.
El manager o el área de finanzas puede ampliar el saldo de la tarjeta en tiempo real desde la plataforma sin necesidad de trámites bancarios ni tiempos de espera. El empleado recibe el saldo adicional de forma instantánea y puede continuar operando con la tarjeta corporativa.
En gran medida sí. Al llegar con todos los gastos ya registrados y los comprobantes adjuntos en la plataforma, el proceso de liquidación se reduce a una revisión y validación que toma minutos en lugar de días. El área de finanzas no necesita cargar datos desde cero ni solicitar comprobantes que el empleado debería haber guardado durante el viaje.
Sí. Desde el dashboard de KURU el área de finanzas puede ver en tiempo real los gastos de todos los empleados en viaje simultáneamente, con el detalle de cada transacción, el saldo disponible en cada tarjeta y los comprobantes adjuntos. No hay límite en la cantidad de viajes activos que se pueden gestionar desde la misma plataforma.
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