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En la mayoría de las empresas, la rendición de gastos funciona de forma offline: el empleado guarda los tickets durante el mes, los junta al final, los entrega en papel o los fotografia sin orden, y alguien en finanzas los vincula manualmente a cada transacción del resumen de tarjeta a través de un excel o google form en el mejor de los casos.
Con KURU, el empleado paga con su Tarjeta Corporativa Mastercard, la transacción queda registrada de forma instantánea en la plataforma con todos los datos disponibles: monto, comercio, categoría y hora.
Luego el empleado abre el chat de WhatsApp con KURU, toma una fotografía el ticket o factura y lo adjunta a la transacción correspondiente. El proceso toma menos de 10 segundos y no requiere ningún paso adicional.
Cuando todos los comprobantes están capturados en el momento del gasto, el cierre contable mensual cambia radicalmente. El equipo de finanzas no necesita perseguir a empleados para que entreguen papeles, no necesita vincular comprobantes manualmente y no necesita gestionar excepciones por facturas perdidas. El proceso pasa de ser reactivo a ser continuo: los comprobantes se acumulan solos durante el mes y al cierre solo queda la validación.
La IA de KURU permite detectar comprobantes fiscalmene validos o no validos. Adicionalmente cada comprobante es escaneado para detectar duplicados, validar monto, día, importe neto, IVA, CAE y otros datos adicionales que permiten disminuir sensiblemente el tiempo que tu equipo de finanzas destina al contro y auditoría.
¿Cansado de que no adjunten comprobantes por las compras realizadas con tarjeta corporativa? KURU te permite bloquear las tarjetas automáticamente si se adeudan comprobantes. Vos definís los limites y las tarjetas se habilitan en el momento que tus colaboradores se ponen al día.
Existen dos formas: desde el WhatsApp de KURU, fotografiando el ticket inmediatamente después del pago y adjuntándolo a la transacción correspondiente, o adjuntando directamente el archivo (PDF, JPG, PNG, etc) por WhatsApp al número validado de la plataforma. En ambos casos el comprobante queda vinculado automáticamente a la transacción sin pasos adicionales.
La captura digital de comprobantes es el proceso por el cual un empleado fotografía o digitaliza el ticket o factura de un gasto corporativo en el momento del pago, vinculándolo automáticamente a la transacción correspondiente en la plataforma de gestión. En KURU este proceso se realiza desde el celular en menos de 10 segundos y elimina la necesidad de guardar comprobantes físicos para la rendición mensual. Los comprobantes pueden ser exportados o conectados con tu sistema contable a través de la integración con tu ERP.
El empleado puede adjuntar el comprobante de forma retroactiva desde WhatsApp mientras tenga el ticket disponible. El dashboard en tiempo real muestra todas las transacciones sin comprobante adjunto, lo que facilita la identificación de los gastos pendientes de respaldo antes del cierre mensual. Adicionalmente el empleado puede consultar 24/7 sus compras pendientes de rendición.
Sí. KURU acepta cualquier imagen legible de comprobante: tickets físicos fotografiados, facturas A y B escaneadas, comprobantes digitales en PDF y capturas de pantalla de pagos online. No se requiere un formato específico ni una resolución mínima exigente.
Los comprobantes capturados en KURU son imágenes digitales de los documentos originales, almacenadas y vinculadas a cada transacción. Para la validez contable y fiscal de los comprobantes digitalizados, recomendamos consultar con tu asesor contable o impositivo según la normativa vigente de AFIP aplicable a tu empresa.
Elimina la etapa más costosa del proceso: la vinculación manual de comprobantes a transacciones. Al tener cada gasto con su comprobante adjunto en tiempo real, el cierre mensual se reduce a una instancia de validación en lugar de un proceso de reconciliación desde cero. Los equipos de finanzas reportan una reducción significativa en el tiempo dedicado al cierre contable mensual, en torno a 100 horas mensuales menos de trabajo administrativo. Además, las compras que se auditan, son aquellas que fueron aprobadas por las reglas de gastos, lo cual disminuye aún más la posibilidad de que un gasto este fuera de la política.
Sí. Funciona para todos los casos de uso de KURU: gastos operativos, viáticos, almuerzos, beneficios, marketing y cualquier otro gasto realizado con tarjeta corporativa. El flujo es el mismo independientemente del tipo de gasto: pago con tarjeta, captura del comprobante y vinculación automática a la transacción.
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