Cómo eliminar la caja chica en efectivo en 3 pasos

Cómo eliminar la caja chica en efectivo en 3 pasos

La caja chica en efectivo funciona cuando la empresa tiene tres empleados y un solo punto de operación. A medida que crece, el efectivo genera tres problemas que se amplifican con el tamaño: falta de trazabilidad, riesgo de pérdida y uso indebido, y un proceso de liquidación mensual que consume tiempo sin agregar valor.

Paso 1: Mapear los gastos actuales de caja chica

Antes de reemplazar la caja chica, hay que entender qué gastos se hacen con ella. Durante un mes, registrá cada gasto con su categoría, monto y área. El patrón es siempre el mismo: 80% de los gastos son recurrentes y predecibles, 20% son imprevistos. Este mapeo define qué categorías habilitar en la tarjeta prepaga y qué monto de saldo inicial configurar.

Paso 2: Configurar la tarjeta de fondo fijo en KURU

Con el mapeo en mano, el proceso en KURU es directo. Se emite una tarjeta por área con el saldo correspondiente y las categorías habilitadas: materiales de oficina, limpieza, servicios menores, gastronomía para reuniones. Las reglas bloquean el efectivo y limitan las transacciones atípicas. El responsable del área recibe la tarjeta y opera con ella para todos los gastos que antes hacía con caja chica.

Paso 3: Establecer el proceso de comprobantes y reposición

El responsable fotografía cada comprobante con el celular inmediatamente después del pago. El comprobante queda vinculado automáticamente a la transacción. Al cierre del mes no hay liquidación manual porque todo está documentado. Cuando el saldo se acerca al límite, el área de administración lo repone desde la plataforma en segundos sin trámites bancarios.